Czynny żal – co to jest i jak go złożyć?

Przepisy podatkowe, obowiązujące w naszym kraju, nie należą do najbardziej przejrzystych. Jako podatnicy jesteśmy zobligowani do przestrzegania wielu zasad i regularnego wywiązywania się z licznych obowiązków podatkowych. W przypadku regularnych czynności, jak np. rozliczenie roczne, większość nie ma większych problemów zarówno z dotrzymaniem terminu, jak i poprawnością wypełnienia dokumentów – samodzielnie lub z pomocą specjalistów. 

Kłopoty zaczynają się jednak, gdy w grę wchodzą rzadziej spotykane rozliczenia, formy stosowane sporadycznie lub takie, których obliczenie wymaga zaawansowanych czynności matematycznych. W takich przypadkach podatnik często nie wie, ignoruje lub zapomina o ciążących na nim obowiązkach. Na szczęście ustawodawca przewidział taką sytuację i stworzył na taką okoliczność tzw. czynny żal. To specyficzne zawiadomienie „na siebie samego”, które może uchronić Cię przed bardzo poważnymi problemami. Aby jednak okazało się skuteczne, musisz wiedzieć, jak je napisać, gdzie złożyć i w jakich przypadkach rzeczywiście może uchronić Cię od kary. 

Czynny żal – co to?

Odpowiedzieć na pytanie, co to jest czynny żal, wiele osób wprawia w zdumienie. Wynika to z faktu, że mowa w tej sytuacji o dobrowolnym zawiadomieniu urzędu skarbowego o popełnieniu wykroczenia lub przestępstwa skarbowego. W praktyce więc musisz po prostu „donieść na samego siebie”, że nie dopełniłeś w terminie obowiązku podatkowego albo celnego. 

Złożenie czynnego żalu do urzędu skarbowego ma uchronić Cię przed konsekwencjami karnoskarbowymi, wynikającymi z niedopilnowania obowiązków, które na Tobie spoczywały. W praktyce więc może być to związane np. z niezapłaceniem podatków, ale też niezłożeniem w terminie odpowiedniej deklaracji czy innym niedopatrzeniu. Rolę opisywanego w tym artykule rozwiązania definiuje art. 16 § 1 Kodeksu karnego skarbowego, zgodnie z którym: 

• Nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił o tym organ powołany do ścigania, ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu.

Co warto podkreślić, czynny żal powinien zostać złożony przez osobę, której sprawa dotyczy (czyli tę, która np. nie dopełniła obowiązku podatkowego). Jeśli z kolei za zaistniałą sytuację odpowiada więcej osób, to wszyscy odpowiedzialni za uchybienie muszą podpisać taki dokument. Zakładając zatem, że winne jest Twoje biuro rachunkowe, to właśnie ono powinno złożyć czynny żal. 

Czynny żal – jaki jest jego cel? 

Po co składa się czynny żal? Co to jest, już wiesz, przyjrzyjmy się więc motywacjom takiego działania. Kwestia ta jest istotna dla podatnika, bowiem złożenie tego dokumentu na czas może uchronić Cię od konsekwencji karno-skarbowych. W praktyce więc unikniesz kary, gdy spełnisz dwa wymogi: 

• złożysz czynny żal, w którym opiszesz okoliczności zaistniałej sytuacji, 
• zadbasz o dopełnienie wcześniej zaniedbanych obowiązków (np. uregulujesz zaległe zobowiązanie). 

Co ważne, skuteczność czynnego żalu zależy również od uregulowania odsetek powstałych w wyniku opóźnienia. 

Czynny żal do urzędu skarbowego – w jakich sytuacjach? 

Złożenie czynnego żalu jest możliwe i skuteczne w ściśle określonych przez ustawodawcę sytuacjach. Muszą one zaistnieć, aby rzeczywiście dokument ten uchronił Cię przed konsekwencjami Twojego niedopatrzenia. Możesz z niego skorzystać, jeśli doszło do: 

• nierzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych, 
• niezłożenia zeznania podatkowego w terminie, 
• nierzetelnego wystawiania faktur, 
• niezapłacenia lub zapłacenia nieodpowiedniego podatku VAT czy dochodowego (PIT lub CIT), 
• bezprawnego stosowania zwolnienia VAT,
• bezprawnego stosowania obniżonej stawki VAT, 
• wyłudzenia zwrotu należności celnej, 
• wyłudzenia pozwolenia celnego, 
• zatajenia prawdziwych rozmiarów prowadzonej działalności przed organem podatkowym. 

Dodatkowo, by czynny żal był skuteczny, muszą zostać spełnione dwa warunki dotyczące momentu złożenia tego dokumentu. Zgodnie z nimi, musisz przyznać się do popełnienia wykroczenia lub przestępstwa skarbowego: 

• zanim naczelnik urzędu skarbowego czy celno-skarbowego udokumentuje przestępstwo albo wykroczenie samodzielnie, 
• zanim organy ścigania rozpoczną czynności zmierzające do wykrycia zgłaszanego wykroczenia lub przestępstwa. 

Od wyżej opisanych sytuacji jest jeden wyjątek. Mowa tu o sytuacji, w której czynny żal składany jest już po rozpoczęciu czynności przez organy ścigania. Może on być skuteczny nawet wtedy, o ile przeprowadzenie wspomnianych czynności nie dostarczyło podstaw do wszczęcia postępowania o zgłaszany czyn zabroniony. 

Czynny żal – kiedy nie można z niego skorzystać? 

Jak zapewne już zauważyłeś, skorzystanie z czynnego żalu możliwe jest wyłącznie w ściśle określonych okolicznościach. Ustawodawca dokładnie opisał zdarzenia, kiedy taka forma może uchronić podatnika od konsekwencji jego niedopatrzenia. 

Jak się okazuje, na rządowej stronie Biznes.gov.pl równie szczegółowo opisane zostały także sytuacje, w których z tego rozwiązania skorzystać nie możesz. Nie jest ono dla Ciebie dostępne, jeśli: 

• jesteś w trakcie postępowania kontrolnego, 
• zostałeś wezwany w związku z popełnionym czynem zabronionym, a popełnienie przestępstwa lub wykroczenia skarbowego zostało już udokumentowane przez organy podatkowe, 
• nakłaniałeś inną osobę do popełnienia wykroczenia lub przestępstwa podatkowego, 
• zorganizowałeś związek lub grupę, której celem było popełnienie przestępstwa skarbowego. 

Oczywiście na nieważność czynnego żalu wpływa ponadto niedopełnienie wymaganych obowiązków, opisywanych powyżej. W praktyce oznacza to, że nieuregulowanie powstałych zobowiązań wraz z odsetkami naliczonymi za spóźnienie także może sprawić, że złożone dokumenty nie uchronią Cię przed konsekwencjami. Tak samo działa to w przypadku dalszego niewywiązania się z innych obowiązków, których czynny żal dotyczył. 

Skuteczne złożenie czynnego żalu nie jest możliwe w przypadku korygowania deklaracji podatkowych. Jeśli wywiązałeś się ze swoich obowiązków, ale musisz złożyć korektę, to nie musi jej towarzyszyć czynny żal (musisz z kolei wysłać go, jeśli korekty nie złożyłeś w terminie w ogóle). 

Ile czasu jest na złożenie czynnego żalu? 

Wiesz już, jak napisać czynny żal, aby był skuteczny. Poznałeś też zdarzenia, w których przypadku będzie on skuteczny, oraz te, kiedy nie uchroni Cię on od kary. Pozostaje zatem pytanie, kiedy należy go złożyć w urzędzie skarbowym, aby był ważny. Kwestia ta jest nieco skomplikowana, ponieważ przepisy nie wskazują jednego, uniwersalnego terminu, którego jako podatnik musisz przestrzegać. 

Ustawodawca nie określił czasu, jaki podatnik ma na złożenie czynnego żalu. Przepisy definiują jedynie okoliczności (wymienione już powyżej), kiedy na takie działanie jest za późno. W praktyce więc po prostu ważne jest, by zrobić to, zanim organ ścigania „będzie miał wyraźnie udokumentowaną wiadomość o popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia skarbowego, a także po rozpoczęciu przez organ ścigania czynności służbowej, chyba że czynność ta nie dostarczyła podstaw do wszczęcia postępowania”. To definicja widniejąca w serwisie Biznes.gov.pl, który co prawda skierowany jest do przedsiębiorców, ale cytowany fragment dotyczy również osób fizycznych. Za czynność służbową uważać można z kolei m.in.: 

• czynności sprawdzające, 
• kontrolę zmierzającą do ujawnienia czynu zabronionego, 
• przeszukanie. 

W związku z brakiem wyznaczonego terminu na złożenie czynnego żalu przyjmuje się po prostu, że należy zrobić to niezwłocznie, gdy tylko podatnik zda sobie sprawę z niewywiązania się z obowiązków. 

Jak i gdzie złożyć czynny żal? 

Czynny żal powinien zostać złożony do organu, z którym się rozliczasz. W praktyce więc realizowany jest w urzędach skarbowych oraz celno-skarbowych odpowiednich dla miejsca zamieszkania podatnika. 

Na stronie internetowej https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou73 jest wyszukiwarka, w której możesz wprowadzić adres siedziby swojej firmy albo miejsca zamieszkania czy zameldowania. System wtedy sam wyszuka i wskaże Ci odpowiednią placówkę. 

Samo zgłoszenie czynnego żalu we skazanym urzędzie może mieć formę: 

• pisemną – możesz napisać pismo w domu lub skorzystać z gotowych wzorów, a następnie osobiście dostarczyć je do odpowiedniej placówki urzędu skarbowego. Akceptowana jest zarówno drukowana wersja dokumentu, jak i napisana odręcznie; 
• ustną – w czasie osobistej wizyty w odpowiednim oddziale urzędu skarbowego możesz przedstawić ustnie dane niezbędne do stworzenia protokołu pracownikowi. Następne sprawdzasz prawdziwość zapisanych w ten sposób informacji oraz je potwierdzasz własnoręcznym podpisem; 
• elektroniczną – najwygodniejsze rozwiązanie, z którego możesz skorzystać, nawet nie wychodząc z domu. W tym przypadku formularz wypełniasz w formie elektronicznej, przez internet. Możesz takie pismo wysłać za pośrednictwem skrzynki e-PUAP bezpośrednio do odpowiedniego urzędu skarbowego lub przez platformę e-Urząd Skarbowy. Warunkiem ważności tej metody jest podpisanie dokumentu podpisem kwalifikowanym, profilem zaufanym lub certyfikowanym podpisem osobistym. 

W każdym z powyższych przypadków istotne jest samodzielne złożenie oraz podpisanie dokumentu. To bardzo ważne, ponieważ skorzystanie z usług pełnomocnika, który złoży podpis pod czynnym żalem, może zostać uznane za zawiadomienie o popełnieniu wykroczenia lub przestępstwa karnoskarbowego. 

Jak napisać czynny żal do US? Co musi zawierać?

Jak powinien wyglądać czynny żal? Wzór tego pisma bez problemu możesz znaleźć w internecie. Link do niego umieściliśmy również w dalszej części tego tekstu. Istotny jest natomiast fakt, że ustawodawca nie określił odgórnej struktury tego tekstu czy określonego formularza. Możesz stworzyć go samodzielnie, zgodnie z własnymi potrzebami. Co jednak ważne, da się wymienić szereg informacji, które powinny się w nim znaleźć, aby prawidłowo spełnił swoje zadanie. 

W czynnym żalu muszą znaleźć się takie elementy, jak: 

• data i miejsce sporządzenia dokumentu, 
• Twoje imię i nazwisko, 
• Twój adres, 
• Twój identyfikator podatkowy (NIP lub PESEL), 
• adresat (naczelnik urzędu skarbowego lub celno-skarbowego), 
• szczegółowy opis popełnionego czynu, którego dotyczy czynny żal, 
• okoliczności popełnienia powyższego czynu, 
• wskazanie wszystkich osób, które mają związek z czynem zabronionym,
• informacja dotycząca naprawienia czynu lub zamiaru zrobienia tego, wraz ze wskazaniem sposobu oraz terminu dokonania tego. 

W treści dokumentu warto zaznaczyć (o ile jest to oczywiście prawda), że zdarzenie miało charakter incydentalny. Na samym dole widnieć musi odręczny podpis osoby zgłaszającej czynny żal. Dodatkowo do składanego dokumentu dołączyć należy: 

• dowód uiszczenia wymaganej należności publicznoprawnej (np. potwierdzenie zapłaty), 
• dowód złożenia przedmiotów podlegających obowiązkowi, który nie został dopełniony. 

Czynny żal do urzędu skarbowego – wzór

Choć ustawodawca odgórnie nie narzuca wzoru czynnego żalu, na oficjalnej rządowej stronie internetowej https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou73 znajdziesz gotowy szablon czynnego żalu do pobrania. Ma on format .docx, możesz więc pobrać go na swój komputer i uzupełnić dane w edytorze dokumentów. Następnie wydrukuj go i złóż na samym dole w wyznaczonym miejscu odręczny podpis.

Jak złożyć czynny żal? Instrukcja krok po kroku

Jak wygląda proces złożenia czynnego żalu w urzędzie skarbowym? Wbrew pozorom nie jest to specjalnie skomplikowane, a opiera się na zaledwie trzech głównych krokach. Poniżej szczegółowo je opisaliśmy. To powinno pomóc Ci w załatwieniu tej stresującej sprawy bez niepotrzebnych problemów. 

1. Stwórz dokument

To pierwszy i podstawowy krok, który szczegółowo opisaliśmy już powyżej. Możesz skorzystać ze wzoru udostępnianego przez rządową stronę WWW, jak i stworzyć własny. Alternatywnie w sieci nie brakuje innych przykładów budowy tego typu dokumentów. Wybór należy do Ciebie – pamiętaj jedynie, by uwzględnić w nim wszystkie kwestie istotne z perspektywy urzędu skarbowego. 

2. Złóż pismo do odpowiedniej instytucji

Ten etap jest szczególnie istotny i nad nim warto się nieco dłużej pochylić. Jak wspominaliśmy, wypełniony i podpisany przez Ciebie dokument musi trafić do naczelnika urzędu skarbowego odpowiedniego dla Twojego miejsca zamieszkania lub prowadzenia działalności. 

Składając pismo osobiście, musisz udać się do właściwej placówki urzędu skarbowego. Na miejscu urzędnik w okienku przeprowadzi Cię przez cały proces. Przyjmie wypełniony dokument lub uzupełni go samodzielnie, bazując na przekazanych mu przez Ciebie informacjach. Sprawdzi też poprawność dokumentacji. 

Najłatwiejszym sposobem jest złożenie czynnego żalu online. Jeśli jesteś przedsiębiorcą, możesz zrobić to z poziomu witryny https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou73. 

Naciśnij przycisk „Załatw online”, a następnie „Rozpocznij”. W dalszej części niezbędne jest zalogowanie się do Konta Przedsiębiorcy i postępowanie zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie. 

Alternatywnie możesz zrobić to również przez portal https://www.podatki.gov.pl/e-urzad-skarbowy/. To rozwiązanie dla osób fizycznych, nieprowadzących firmy. W tym przypadku najpierw zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego. Zrobić to możesz na trzy sposoby: 

• profilem zaufanym, 
• e-dowodem, 
• z poziomu bankowości elektronicznej. 

Następnie z dostępnych opcji wybierz „Złóż dokument” i naciśnij pole „Zawiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego (czynny żal)”. Dalej wystarczy już tylko wypełnić formularz zgodnie ze wskazówkami widocznymi na ekranie. 

3. Poczekaj na rozpatrzenie pisma

Po potwierdzeniu złożenia czynnego żalu powinien on trafić do naczelnika urzędu skarbowego czy celno-skarbowego. Jego zadaniem jest rozpatrzenie dokumentu. Gdy tak się stanie, możliwe będą dwa scenariusze: 

• czynny żal zostanie uznany za skuteczny – US odstąpi od nałożenia na Ciebie kary za niedopełnienie obowiązków podatkowych czy celnych. Jeśli będzie taka konieczność, zostanie wskazany Ci termin uregulowania niedopełnionych do tej pory obowiązków; 
• czynny żal zostanie uznany za nieskuteczny – zwykle dzieje się tak, jeśli zajdą okoliczności wskazane w przepisach. W takim przypadku konieczne jest wszczęcie postępowania o wykroczenie czy przestępstwo skarbowe. 

Co ważne, w przypadku uznania czynnego żalu za skuteczny, najczęściej naczelnik urzędu skarbowego nie informuje o takiej decyzji podatnika w osobnym piśmie. Po prostu nie jest wtedy wszczynane dochodzenie. Warto podkreślić także, że polskie przepisy w żaden sposób nie określają czasu, w jakim złożony dokument powinien zostać rozpatrzony. 

Jak uzasadnić czynny żal?

Ze względu na brak odgórnego wzoru czynnego żalu, a także mnogość sytuacji, w których taka procedura jest dostępna dla podatników, przykłady tego typu dokumentów bywają bardzo różnorodne. Zawsze też wiele zależy od przyczyny zaistniałego stanu rzeczy. To z kolei zwykle jest ściśle związane z niedopatrzeniem, którego się dopuściłeś. 

Czynny żal – uzasadnienie – przykłady

W jaki sposób uzasadnić czynny żal? To pytanie zadaje sobie wiele osób, tymczasem sprawa jest naprawdę nieskomplikowana. Najważniejsze jest bowiem przedstawienie sytuacji w sposób prosty i zgodny z prawdą. Ustawodawca czy naczelnik US nie wymaga od Ciebie bowiem kajania się i pisania rozbudowanych wyjaśnień. 

Twoim zadaniem w czynnym żalu jest przedstawienie tego, jak zawiniłeś, w jakiej sprawie i kiedy. Są to najważniejsze okoliczności, które ewentualnie rozszerzyć możesz o powody. Nie musisz się jednak usprawiedliwiać czy wyjaśniać swojego punktu widzenia. Zależnie od sytuacji opis sytuacji może wyglądać różnie, np.:

• zapłata podatku po terminie – czynny żal nie musi zawierać szczegółowej informacji, dlaczego nie opłaciłeś podatku. Wskazujesz jedynie, że do takiej sytuacji doszło i opisujesz, kiedy to się stało. Możesz oczywiście wspomnieć, że miało to np. związek z trudną sytuacją rodzinną czy zdrowotną, ale nie jest to konieczne. Najważniejsze, żebyś już podatek uregulował lub wskazał termin, w którym to zrobisz; 
• przegląd kasy fiskalnej po terminie – czynny żal w tym przypadku również powinien skupiać się na fakcie braku przeglądu i czasie, kiedy do tego doszło. Ponownie możesz pokrótce opisać okoliczności, ale skup się raczej na poinformowaniu, że obowiązek ten został już dopełniony. 

Ile kosztuje czynny żal?

Skorzystanie z czynnego żalu jest całkowicie bezpłatne. Mowa tu zarówno o zrobieniu tego osobiście w placówce, jak i przez internet. W sieci znajdziesz wiele rozmaitych wzorów dokumentów, które są dostępne bez żadnych opłat. Możesz zresztą nawet napisać go samemu własnoręcznie. 

Jedyną opłatą, z którą musisz się liczyć, jest opłaca skarbowa za pełnomocnictwo szczególne PPS-1. Wynosi ona 17 zł i jest oczywiście opcjonalna – masz obowiązek uregulować ją wyłącznie w przypadku skorzystania z tego rozwiązania. Uiszczenie takiej płatności możliwe jest za pomocą przelewu wysłanego na konto urzędu lub gminy, w którym składasz pełnomocnictwo. 

Przepisy podatkowe bywają skomplikowane i czasem trudno nadążyć za wprowadzanymi w nich zmianami. Czynny żal jest przez to bardzo przydatnym rozwiązaniem, które może pomóc Ci uniknąć wielu problemów. Warto jednak korzystać z niego świadomie i w określonych okolicznościach. Proces jego składania jest szybki i niewymagający, a w dodatku nic nie kosztuje. Jeśli więc zdarzy Ci się nie dopilnować obowiązków podatkowych, pamiętaj, że masz szansę uniknąć odpowiedzialności i naprawić swój błąd.