- Przygotowanie: co musisz mieć przed uruchomieniem integracji z KSeF
- Integracja programu do fakturowania z KSeF
- Wysyłanie faktur do KSeF – jak to działa w praktyce
- Wystawianie faktur offline - gdy KSeF jest niedostępny
- Odbieranie faktur od dostawców
- Monitoring statusów i powiadomienia o fakturach
- Fakturowanie z KSeF w skrócie
Poniżej opisujemy, jak wygląda obsługa KSeF w praktyce, na przykładzie programu do fakturowania, który wspiera taką integrację.
Przygotowanie: co musisz mieć przed uruchomieniem integracji z KSeF
Aby możliwe było wystawianie i odbieranie faktur za pośrednictwem KSeF, niezbędne jest wcześniejsze przygotowanie kilku elementów:
- Dostęp do KSeF z odpowiednimi uprawnieniami nadanymi w systemie Ministerstwa Finansów (Moduł Certyfikatów i Uprawnień – MCU).
- Certyfikaty lub token KSeF, które pozwalają zidentyfikować podmiot w systemie i zapewniają autoryzowany dostęp dla zewnętrznego oprogramowania.
- Program do fakturowania z funkcją integracji z KSeF – na przykład Streamsoft Firmino, który pozwala na wysyłkę i odbiór faktur ustrukturyzowanych.
W przypadku autoryzacji za pomocą certyfikatów, wymagane są dwa certyfikaty wraz z kluczami prywatnymi – jeden do uwierzytelniania w KSeF, drugi do podpisywania faktur offline. Token natomiast to jednorazowo generowany ciąg znaków umożliwiający systemowi automatyczne logowanie i komunikację z KSeF.
Integracja programu do fakturowania z KSeF
Po zebraniu niezbędnych elementów dostępowych, integracja z KSeF odbywa się bezpośrednio w ustawieniach programu do fakturowania. Proces jest wspierany przez prosty kreator, który prowadzi użytkownika przez wybór metody autoryzacji, wskazanie odpowiednich plików lub wklejenie tokenu, a także ustawienie daty, od której faktury będą przesyłane do systemu.
Całość ogranicza się do kilku prostych decyzji, takich jak wybór środowiska testowego lub produkcyjnego oraz podanie danych dostępowych. Po zakończeniu konfiguracji, program jest gotowy do wymiany dokumentów z KSeF.
Wysyłanie faktur do KSeF – jak to działa w praktyce
Dla użytkownika, który pracuje w zintegrowanym z KSeF programie do faktur, obsługa sprzedaży wygląda bardzo podobnie jak dotychczas. Jedyna zmiana dotyczy sposobu zatwierdzania dokumentu – zamiast wysyłać go e-mailem czy drukować, wybiera się opcję przesłania do KSeF.
System automatycznie zajmuje się resztą – przekazuje fakturę do centralnego rejestru i monitoruje jej status. Po pomyślnym przetworzeniu, dokument otrzymuje nadany przez KSeF numer referencyjny, który jest widoczny w systemie oraz – w przypadku potrzeby – może być skopiowany lub udostępniony w komunikacji z kontrahentem. Natomiast na wydruku faktury widoczny będzie kod QR, który jednoznacznie identyfikuje dokument.
Program umożliwia także zbiorczą wysyłkę wielu dokumentów jednocześnie, co przydaje się szczególnie przy większym wolumenie faktur.
Wystawianie faktur offline – gdy KSeF jest niedostępny
Systemy zintegrowane z KSeF przewidują możliwość wystawiania faktur nawet wtedy, gdy z jakiegoś powodu nie można się połączyć z centralnym systemem. W takich sytuacjach stosuje się tzw. tryb offline.
Faktura wystawiona w tym trybie zawiera specjalne oznaczenia i może zostać wydrukowana z kodem QR potwierdzającym jej autentyczność. Po przywróceniu dostępu do KSeF, dokument należy przesłać do systemu w najbliższym dniu roboczym. Funkcjonalność ta pozwala zachować ciągłość sprzedaży i nie przerywać procesu fakturowania w sytuacjach awaryjnych.
Odbieranie faktur od dostawców
Po stronie zakupowej, system zintegrowany z KSeF umożliwia pobieranie faktur wystawionych przez innych podatników bezpośrednio z centralnego rejestru. Wszystkie pobrane dokumenty trafiają do specjalnego bufora, gdzie użytkownik może je przejrzeć, opisać i przekazać do księgowości.
Funkcja ta nie tylko przyspiesza dostęp do dokumentów kosztowych, ale też umożliwia ich wstępne przygotowanie do zaksięgowania – np. poprzez dodanie opisu lub zakwalifikowanie do odpowiednich kategorii księgowych. Dokumenty można następnie zaksięgować w ramach systemu lub przygotować je dla zewnętrznego biura rachunkowego.
Monitoring statusów i powiadomienia o fakturach
W praktyce zarządzanie fakturami przesyłanymi do KSeF wymaga również kontroli nad ich statusem. System fakturowania pozwala użytkownikowi śledzić, czy dokument został:
- poprawnie wysłany,
- przyjęty i przetworzony przez KSeF,
- oznaczony jako błędny lub niewysłany,
- wystawiony offline i oczekuje na dosłanie.
Dla każdej z tych sytuacji przewidziane są odpowiednie oznaczenia, które ułatwiają kontrolę nad obiegiem dokumentów. Użytkownik otrzymuje także czytelne powiadomienia o fakturach wymagających działania – np. ponownej wysyłki lub sprawdzenia statusu.
Fakturowanie z KSeF w skrócie
Integracja z KSeF to obowiązek, który nie musi wiązać się ze skomplikowaną zmianą dotychczasowych procesów fakturowania. Dzięki zastosowaniu programu do faktur obsługującego tę funkcję, użytkownik może nadal pracować w znanym środowisku, a komunikacja z systemem Ministerstwa Finansów odbywa się w tle.
W praktyce sprowadza się to do jednorazowej konfiguracji i późniejszej obsługi dokumentów zgodnie z aktualnym statusem technicznym systemu KSeF – niezależnie od tego, czy faktura ma być wysłana w czasie rzeczywistym, na koniec dnia, czy też w trybie awaryjnym. Oprogramowanie, takie jak Streamsoft Firmino, pełni tutaj rolę pośrednika, upraszczając techniczne aspekty obsługi e-faktur i zapewniając zgodność z obowiązującymi wymaganiami.
Artykuł sponsorowany
