Co to jest windykacja i jak przebiega postępowanie windykacyjne?

Windykacja – co to?

Na początku odpowiedzmy na pytanie, co to jest windykacja długów. W dużym skrócie jest to szereg działań prowadzonych przez wierzyciela w celu odzyskania swoich należności. Co do zasady wierzyciel może robić to we własnym zakresie lub z pomocą pełnomocnika. Przepisy polskiego prawa wprost nie regulują tego, jak wygląda procedura windykacji. Rozróżniają jednak to, kiedy kończy się windykacja polubowna (tzw. przedsądowa) i rozpoczyna postępowanie egzekucyjne. To ostatnie nazywane jest windykacją sądową lub twardą.

Kiedy rozpoczyna się postępowanie egzekucyjne?

Postępowanie egzekucyjne lub postępowanie egzekucyjne w administracji ma miejsce wtedy, gdy wierzyciel ma trudności z polubownym odzyskaniem należności i decyduje się wejść na drogę sądową. Jeżeli masz długi i unikasz ich spłaty, a także kontaktu z wierzycielem w celu rozpisania harmonogramu spłaty zadłużenia, to wobec Ciebie może rozpocząć się postępowanie egzekucyjne. Jeżeli to tylko możliwe, to postaraj się znaleźć rozwiązanie swoich problemów i nie unikaj kontaktu z osobą lub podmiotem, któremu zalegasz z pieniędzmi. Ignorowanie problemu może bowiem spowodować jeszcze większe problemy natury prawnej i finansowej.

Postępowanie egzekucyjne to złożona procedura, która jest regulowana przez zapisy Kodeksu postępowania cywilnego. W jej ramach stosuje się tzw. przymus państwowy. Za prowadzenie postępowania odpowiadają zazwyczaj sądy rejonowe oraz komornicy sądowi, którzy działają przy wspomnianych instytucjach. W przypadku należności publicznoprawnych zastosowanie ma postępowanie egzekucyjne w administracji i aktem prawnym je regulującym jest Ustawa o postępowaniu egzekucyjnym w administracji z dnia 17 czerwca 1966 r. wraz z późniejszymi zmianami.

Windykacja – ile lat wstecz jest możliwa?

Standardowy termin przedawnienia długów wynosi 6 lat, jednak nie dotyczy to każdego rodzaju należności. Przykładowo, w przypadku świadczeń okresowych, w tym odsetek związanych z prowadzeniem biznesu, termin przedawnienia wynosi już tylko 3 lata, a przy umowach transportowych zazwyczaj rok. W związku z tym każdy typ długu powinien być rozpatrywany indywidualnie, a trafna ocena terminu przedawnienia wymaga nie lada doświadczenia i doskonałej znajomości przepisów prawnych oraz ich prawidłowej interpretacji. Terminy przedawnienia podano w art. 118. Kodeksu cywilnego. Jeżeli masz jakiekolwiek wątpliwości, to warto skonsultować się z radcą prawnym. Może okazać się bowiem, że Twój dług uległ przedawnieniu i wierzyciel (poza kilkoma wyjątkami) nie będzie mógł dochodzić jego spłaty.

Na czym polega windykacja? Procedura krok po kroku

Procedura windykacyjna nie jest jasno definiowana przez przepisy polskiego prawa. W praktyce oznacza to, że konkretne działania dobierane są w niej na zasadzie dowolności i dostosowuje się je do danego przypadku. Podstawą do prowadzenia windykacji jest niespełnienie przez dłużnika zapisów z art. 354 § 1 Kodeksu cywilnego. Wskazano w nim, że dłużnik powinien zrealizować swoje zobowiązanie finansowe zgodnie z jego treścią, zasadami współżycia społecznego i w odpowiedzi na cel społeczno-gospodarczy. Jeżeli tego nie dokona, to wierzyciel ma podstawę do rozpoczęcia windykacji. 

Postępowanie windykacyjne – etapy

Zgodnie z przyjętymi standardami postępowanie windykacyjne dzieli się na trzy etapy. Pierwszym z nich jest windykacja polubowna, która ma na celu skłonienie dłużnika do spłaty zaległości bez wchodzenia na drogę sądową. Jeżeli nie przynosi ona rezultatów, to kolejnymi etapami są windykacja sądowa oraz postępowanie egzekucyjne.

Windykacja polubowna

W przypadku postępowania windykacyjnego warto wymienić kilka podstawowych etapów. Wszystko zaczyna się w momencie, gdy występują wierzytelności, czyli przeterminowane zobowiązania finansowe. Każdy dzień zwłoki umożliwia naliczanie odsetek. Właśnie dlatego tak ważne jest, aby realizować płatności w terminie. Jeżeli tego nie zrobisz, to wierzyciel może rozpocząć windykację, która zazwyczaj składa się z następujących etapów:

• rozpoczęcie naliczania odsetek zgodnych z umową oraz przepisami polskiego prawa,
• wysłanie przedsądowego wezwania do zapłaty wraz z podaniem maksymalnego terminu spełnienia żądania oraz numerem konta do spłaty,
• ponowienie wezwania do zapłaty,
• realizowanie działań windykacyjnych w tym: negocjacji, windykacji terenowej, kierowanie wezwań do zapłaty i monitów, kontaktu telefonicznego itp.,
• skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego, jeżeli windykacja polubowna nie będzie skuteczna i roszczenie nie zostanie zaspokojone.

Windykacja sądowa

Wejście na drogę sądową oznacza dla dłużnika jeszcze większe problemy i wyższe koszty całego postępowania. Jest to związane z tym, że dochodzą koszty sądowe oraz komornicze. Warto mieć na uwadze, że wierzyciel musi wykazać podjęcie próby polubownego załatwienia sporu, zanim wejdzie na drogę sądową. W ramach windykacji sądowej składany jest pozew. Dłużnik otrzymuje pismo z sądu, w którym wskazany jest przedmiot sporu oraz nakaz zapłaty. Jako dłużnik masz 14 dni na złożenie zaskarżenia do sądu. W sprzeciwie należy wskazać wszystkie swoje zastrzeżenia wobec prowadzonego postępowania, w tym m.in.:

• brak podstawy prawnej długu,
• zła wysokość długu,
• przedawnienie zobowiązania,
• zastrzeżenia wobec praktyk windykacyjnych,
• i inne.

Po złożeniu sprzeciwu zorganizowana zostanie rozprawa sądowa, na której obie strony będą mogły przedstawić swoje racje. Brak sprzeciwu skutkuje wejściem w życie nakazu zapłaty i rozpoczęciem postępowania komorniczego.

Dłużnik ma również prawo do zwolnienia od kosztów sądowych na podstawie art. 102 ustawy z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych. W tym celu musi złożyć oświadczenie, w którym wskazuje, że nie jest w stanie ponieść tych kosztów bez uszczerbku utrzymania koniecznego dla siebie i rodziny. Do tego dłużnik zwolniony przez sąd od kosztów sądowych w całości lub części ma prawo domagać się adwokata, lub radcy prawnego na podstawie art. 117 § 1 – 6 k.p.c. Jeżeli dłużnik nie zostanie zwolniony z tych kosztów, to również ma takie prawo, jednak musi złożyć oświadczenie o braku możliwości poniesienia tych wydatków bez uszczerbku utrzymania dla siebie i rodziny.

Postępowanie egzekucyjne

Gdy wierzyciel otrzyma od sądu tytuł wykonawczy (np. nakaz zapłaty lub wyrok sądu z klauzulą wykonalności), to kieruje wniosek do komornika. Ten ostatni na podstawie aktu wykonawczego przechodzi do procedury egzekucyjnej. Polega ona na egzekucji długu z majątku dłużnika. Zgodnie z prawem komornik ma prawo m.in. do:

• zajęcia rachunku bankowego dłużnika,
• zajęcia wynagrodzenia za pracę,
• zajęcia ruchomości,
• zajęcia nieruchomości.

Wszystko po to, aby z majątku dłużnika zaspokoić wierzytelności. To ostatni etap prowadzenia windykacji, którego warto uniknąć. W związku z tym rekomenduje się spróbowanie nawiązania nici porozumienia z wierzycielem. W praktyce możliwe jest m.in. rozłożenie długu na raty czy też nawet częściowa anulacja. Zależy to indywidualnego podejścia wierzyciela do sprawy.

Kto może prowadzić proces windykacji należności?

Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami windykacja długów może być prowadzona przez dowolną osobę. W praktyce oznacza to, że może to robić zarówno wierzyciel osobiście lub w ramach posiadanych zasobów ludzkich w przedsiębiorstwie, jak i zewnętrzny podmiot (np. firma windykacyjna, indywidualny windykator), który działa w imieniu wierzyciela. W ostatnich latach jednak zwiększonym zainteresowaniem cieszą się usługi profesjonalnych firm odpowiadających za ściąganie długów. Dzięki nim można zwiększyć skuteczność działań, zadbać o respektowanie prawa oraz zaoszczędzić cenny czas. Jeżeli jesteś dłużnikiem, to musisz mieć świadomość, że mogą z Tobą kontaktować się zarówno wierzyciel, jak i jego pełnomocnicy.

Firma windykacyjna – co to?

Czym jest firma windykacyjna? To podmiot wyspecjalizowany w reprezentowaniu wierzycieli w kontakcie z dłużnikami oraz w ściąganiu należności. Obecnie prowadzenie tego typu biznesu nie obliguje do posiadania licencji i jest to zawód otwarty. Kto to windykator? To osoba, która odpowiada za bezpośredni kontakt z dłużnikiem. Tym samym powinna charakteryzować się wysoko rozwiniętymi umiejętnościami miękkimi, znajomością prawa oraz wyczuciem. Zadaniem windykatora jest nawiązanie kontaktu z dłużnikiem i skłonienie go do spłaty przeterminowanych należności. Jako dłużnik możesz unikać takiego kontaktu, jednak może skutkować to wejściem na drogę sądową i rozpoczęciem postępowania egzekucyjnego.

Windykacja międzynarodowa czyli ściąganie długów za granicą

W przypadku zobowiązań międzynarodowych stosuje się tzw. windykację międzynarodową. To procedura windykacyjna mająca na celu odzyskanie należności od dłużników, którzy znajdują się w innym kraju, niż siedziba lub miejsce podstawowej działalności wierzyciela. Proces ten wymaga doskonałej znajomości prawa międzynarodowego oraz tego obowiązującego w miejscu pobytu dłużnika. W związku z tym dobrym wyborem jest skorzystanie z usług firmy specjalizującej się w obsłudze klientów w danym kraju. Dłużnicy uciekający do innego kraju muszą liczyć się z tym, że tam również mogą zostać zlokalizowani i sama ucieczka nie chroni ich przed windykacją i związanymi z tym konsekwencjami. Wręcz przeciwnie. Takie działanie może tylko pogorszyć sytuację i utrudnić polubowne rozwiązanie sporu.

Obowiązki i prawa windykatora. Czego nie można?

Przede wszystkim działania windykacyjne muszą być prowadzone zgodnie z literą polskiego prawa. W praktyce oznacza to, że niezależnie od emocji i skali zadłużenia, nie wolno naruszać prywatności dłużnika, zastraszać go ani łamać prawa w celu zgromadzenia informacji o nim oraz odzyskania pieniędzy. Jeżeli windykator w kontakcie z Tobą jako dłużnikiem przekroczył uprawnienia i złamał prawo, to jest to podstawa do zaskarżenia jego działalności. Niezależnie od problemów finansowych, w jakich się znajdujesz, Twoje prawa muszą byś respektowane.

Windykator może:

• wysyłać dłużnikowi wezwania do zapłaty,
• informować dłużnika o konsekwencjach prawnych braku spłaty należności w terminie,
• pozwać dłużnika i skierować windykację na drogę sądową,
• prowadzić mediacja w ramach przyjętych standardów i norm prawnych,
• podjąć działania mające na celu wpisanie dłużnika do rejestrów zadłużenia,
• przekazać dane dłużnika podmiotowi, który zajmuje się skupowaniem wierzytelności.

Windykator nie może:

• zajmować mienia należącego do dłużnika (może to robić komornik),
• sprzedawać mienia dłużnika,
• żądać od dłużnika wystawienia jego majątku,
• domagać się przekazania na rzecz wierzyciela wynagrodzenia za pracę,
• rozmawiać z osobami trzecimi o sytuacji finansowej dłużnika oraz o samym zadłużeniu,
• zastraszać dłużnika,
• naruszać miru domowego dłużnika.

W związku z tym prowadzenie windykacji wymaga doświadczenia i trzymania nerwów na wodzy. Jakikolwiek zły ruch może być wykorzystany przez dłużnika. Jeżeli masz przeterminowane długi, to nie daj się zastraszyć i bądź świadomym swoich praw. Problemy finansowe mogą dotknąć każdego z nas. Nie oznacza to jednak, że wierzyciel może robić, co mu się podoba, nie zważając na przepisy prawa.

Jak uniknąć windykacji będąc dłużnikiem?

Musisz mieć świadomość tego, że każde zadłużenie może skutkować rozpoczęciem wobec Ciebie windykacji. Jak tego uniknąć? Przede wszystkim działaj zapobiegawczo i spłacaj należności zgodnie z terminem. Każde zobowiązanie finansowe powinno być zaciągane bardzo odpowiedzialnie. Wszystko po to, aby nie wpaść w spiralę zadłużenia.

Jeżeli jednak dotkną Cię problemy finansowe, to postaraj się nawiązać kontakt z wierzycielem i zaproponuj alternatywne rozwiązanie. Szansą dla każdego dłużnika jest m.in. restrukturyzacja zadłużenia, czyli rozłożenia go na raty możliwe do spłaty. Unikanie kontaktu może przynieść jeszcze gorsze konsekwencje w postaci egzekucji sądowej czy postępowania egzekucyjnego. Efektami mogą być: znaczny uszczerbek na majątku, problemy rodzinne czy też problemy natury psychicznej. Nie wolno tego lekceważyć. Obawiasz się windykacji? Koniecznie sprawdź, czym jest i z czym się wiążę, dzięki czemu strach przestanie mieć wielkie oczy.

Ustawa o windykacji i zawodzie windykatora – kiedy wejdzie w życie?

Pierwotnie Ustawa o windykacji i zawodzie windykatora miała wejść w życie 1 stycznia 2024 roku. Kilka miesięcy wcześniej Ministerstwo Sprawiedliwości opublikowało jej projekt. Spotkał się on jednak z licznymi uwagami, co sprawiło, że Ustawa wciąż jest w fazie negocjacji i polski rząd nie doszedł w jej sprawie do porozumienia. Tym samym trafiła do tzw. sejmowej zamrażarki. Na jak długo? Tego nie wiemy. Dokument miał być pierwszym tego typu w Polsce, który ureguluje samą procedurą windykacji oraz zawód windykatora. Na ten moment jednak to się nie wydarzyło. Wejście w życie tego typu Ustawy byłoby kolejnym krokiem do profesjonalizacji zawodów windykatora oraz wpłynęłoby na sam proces windykacji. Interesy zarówno dłużnika, jak i wierzyciela byłyby jeszcze lepiej chronione. Wydaje się, że na konsensus w tej sprawie jeszcze poczekamy.